Vorgehen Version10

Rechnungen können, nachdem sie bestätigt wurden, nicht mehr gelöscht werden. Deswegen werden im System Gutschriften verwendet, um die Buchung mit einer Gegenbuchung wieder auszugleichen. Die Gutschriften werden dafür im selben Journal angelegt, wie der Beleg, auf den sie sich bezieht, der Referenzbeleg. Dadurch steht die Gutschrift im direkten Bezug zur Rechnung.

Bei der Gutschrift befinden sich im Feld (1) Rückerstattungsmethode 3 Funktionen zur Auswahl. 

• Gutschrift anlegen: Eine Gutschrift mit Bezug/Referenz zur Rechnung wird angelegt und noch nicht gebucht. Hier können alle Angaben angepasst werden, z.B. der Gutschriftsbetrag. Die gebuchte Gutschrift ist zunächst offen. Wurde z.B. der Rechnungsbetrag komplett beglichen und es soll nun ein Teilbetrag gutgeschrieben werden, muss die Gutschrift gebucht und schließlich gezahlt werden. Wurde eine Rechnung teilweise bezahlt und der Rest soll gutgeschrieben werden, muss eine Gutschrift über den Restbetrag gebucht und über einen Teilausgleich mit der Rechnung auf „Bezahlt“ gesetzt werden.
• Abbrechen: Hier wird eine vollständige Gutschrift angelegt und direkt gebucht. Sowohl Rechnung und Gutschrift werden auf „Bezahlt“ gesetzt. Die Gutschrift erhält eine eigene Nummer mit der Referenz zur ursprünglichen Rechnung für die Zuordnung in DATEV. Verwenden Sie diese Option, wenn Sie eine Rechnung „stornieren“ wollen, die bereits an den Kunden ging, aber ursprünglich so nicht erstellt werden sollte. Hierbei kommt es zu keinem Geldfluss und es werden keine Bankbuchungen angelegt.
• Rechnungskorrektur: Der Ablauf ist analog zu Abbrechen. Zusätzlich wird bei dieser Option eine neue Rechnung im Entwurf angelegt und die ursprünglichen Angaben übernommen, ohne dass diese erneut eingegeben werden müssen.

Zusätzlich zur Art der Rechnungskorrektur ist im Feld (2) Grund der Grund zur Rechnungskorrektur zu hinterlegen. Weiterhin ist unter (3) Datum Gutschrift das Datum der Gutschrift zu pflegen. Abschließend wird die Gutschrift über Gutschrift anlegen im Status „Entwurf“ gespeichert.

Um eine Teilgutschrift auf die Rechnung zu tätigen, kann die Gutschrift durch ihren Entwurfsstatus beliebig verändert werden. Es kann bspw. eine Rechnungszeile aus der Gutschrift gelöscht werden, da sie nicht gutgeschrieben werden soll. Nach der Bearbeitung wird die Gutschrift über Bestätigen bestätigt. Anschließend kann sie mit der noch offenen Rechnung unter Finanzen > Finanzberater > OPOS-Ausgleich ausgeglichen werden.

Beim OPOS-Ausgleich werden über die Rechnungsbeträge passende Buchungen zum Ausgleich vorgeschlagen. Hält man den Cursor über eine Zeile, erscheint ein + (Plus) oder ein – (Minus), mit dem die auszugleichenden Buchungszeile ausgewählt werden können und über Ausgleich ausgeglichen werden können.

Vorgehen Version8

1. Gutschrift (allgemein)

Gutschriften werden in einem eigenen Journal „Gutschriften Journal“ zusammengefasst und erhalten eine eigene Nummer. Die Nummernvergabe erfolgt aus dem gleichen Nummernkreis wie die der Ausgangsrechnungen, sodass die Gutschriften im direkten Bezug zur Ausgangsrechnung stehen.

Bei der Gutschrift befinden sich im Feld Gutschriftmethode 3 Funktionen zur Auswahl:

• Gutschriftsentwurf anlegen: Eine Gutschrift mit Bezug/Referenz zur Rechnung wird angelegt und noch nicht gebucht. Hier können alle Angaben angepasst werden, z.B. der Gutschriftsbetrag. Die gebuchte Gutschrift ist zunächst offen. Wurde z.B. der Rechnungsbetrag komplett beglichen und es soll nun ein Teilbetrag gutgeschrieben werden, muss die Gutschrift gebucht und schließlich gezahlt werden. Wurde eine Rechnung teilweise bezahlt und der Rest soll gutgeschrieben werden, muss eine Gutschrift über den Restbetrag gebucht und über einen Teilausgleich mit der Rechnung auf „Bezahlt“ gesetzt werden.
• Abbrechen: Hier wird eine vollständige Gutschrift angelegt und direkt gebucht. Sowohl Rechnung und Gutschrift werden auf „Bezahlt“ gesetzt. Die Gutschrift erhält eine eigene Nummer mit der Referenz zur ursprünglichen Rechnung für die Zuordnung in DATEV. Verwenden Sie diese Option, wenn Sie eine Rechnung „stornieren“ wollen, die bereits an den Kunden ging, aber ursprünglich so nicht erstellt werden sollte. Hierbei kommt es zu keinem Geldfluss und es werden keine Bankbuchungen angelegt.
• Bearbeiten: Der Ablauf ist analog zu Abbrechen. Zusätzlich wird bei dieser Option eine neue Rechnung im Entwurf angelegt und die ursprünglichen Angaben übernommen, ohne dass diese erneut eingegeben werden müssen.

2. Teilgutschrift

Auf eine Ausgangsrechnung kann beispielsweise aus Kulanz eine Teilgutschrift erlassen werden. Hierzu muss die Ausgangsrechnung angelegt, genehmigt und gebucht worden sein.

Um einen Teil der Rechnung gutzuschreiben wird wie folgt vorgegangen:

1. Über die Schaltfläche Rechnungsgutschrift wird ein neuer „Gutschriftsentwurf“ angelegt.
   
2. In der neu angelegten Gutschrift wird nicht die gesamte Rechnung erlassen sondern nur ein Teil des Rechnungsbetrages. Hierfür wird entweder das Feld Menge oder das Feld Preis/ME (ja nach Anzahl der Produkte) verändert.
3. Anschließend wir durch Auswahl der Schaltfläche Genehmigen & Buchen die Teilgutschrift in den Status „Offen“ versetzt.
   
4. Um Ausgangsrechnung und Teilgutschrift miteinander zu verrechnen, muss ein Rechnungsausgleich durgeführt werden.

Die Ausgangsrechnung weist nach der Teilgutschrift einen neuen Saldo auf. Nachdem die Einzahlung oder eine erneute Gutschrift um den Betrag des Saldos eingegangen/ angelegt wurde, wechseln sowohl Rechnung als auch Gutschrift in den Status „Bezahlt“.

Hinweis:
Alle Gutschriften und Einzahlungen werden in der betroffenen Rechnung unter dem Reiter „Zahlungen“ gesammelt aufgeführt

3. Rechnung abrechen

Sofern die Rechnung noch im Status „Offen“ ist und der Buchungssatz noch nicht über den Export an DATEV weitergegeben wurde, kann die Rechnung im System abgebrochen werden. Die Rechnungsnummer wird in diesem Fall nicht freigegeben. Die nächste Ausgangsrechnung erhält eine neue Nummer.

Wurde die Buchung an DATEV weitergegeben, lässt sich die Rechnung nicht mehr stornieren oder abbrechen. Es kann lediglich eine Gutschrift erfolgen. Abgebrochene Rechnungen können zurückgesetzt und neu bearbeitet werden. Sie erhalten ihre ursprüngliche Rechnungsnummer, wenn sie nach Rücksetzung wieder gebucht werden.