Grundlagen

Die Budgetplanung und Budgetierung erfolgt anhand zweier Objekte:

Budgets
Budgetpositionen

Mit dem Budget können projektübergreifende Planwerte angesetzt werden. Die Angabe solcher Planwerte kann sowohl zeitlich als auch monetär erfolgen.

Das Budget wiederum besteht aus verschiedenen projektunabhängigen Budgetpositionen. Eine Budgetposition kann mit einer Kostenart verglichen werden. Die Definition der Kostenart erfolgt durch die Angabe verschiedener Finanz-/Sachkonten in einer Budgetposition. Wird ein solches Konto bebucht, erfolgt ein Abgleich des Buchungsbetrags mit dem im Budget angegeben Planwert.

Beispiel: Es wird für das Jahresbudget „2018“ angelegt. Anschließend wird die Budgetposition „Materialkosten“ mit den Finanz-Sachkonten 5200, 5300 und 5400 angelegt. Im Projekt 4711 und 4712 wird das Budget „2018“ mit der Budgetposition „Materialkosten“ hinterlegt. Bei Buchungen auf die Konten 5200, 5300 oder 5400 errechnet sich im Projekt der Ist-Wert. Im Budget gibt das Feld „Prozentsatz“ den Anteil im Vergleich zum Planwert wieder, im Feld "Ist-Wert" wird der totale Wert des bereits in Anspruch genommene Budgets wiedergegeben.

Konfiguration

Für die Budgetplanung sind das Budget und einzelne Budgetpositionen anzulegen. Anschließend werden Budget und Budgetpositionen im Kundenvertrag miteinander verknüpft.

Budget anlegen

Das Budget wird unter Finanzen / Budgets / Budgets über die gleichnamige Schaltfläche Anlegen angelegt. Als Pflichtfelder sind eine Bezeichnung, Kurzbezeichnung (Kurzbez.) und eine Dauer (Start- & Enddatum) anzugeben.

Kostenstellen mit Budgetpositionen können, falls bereits vorhanden, über Eintrag hinzufügen dem Budget zugeordnet werden. Das Budget kann jedoch auch erst ohne Positionen angelegt werden. Die Verknüpfung von Kostenstellen und Budgets erfolgt später beim Anlegen des Projekts.

Budgetpositionen anlegen

Die einzelnen Budgetpositionen werden in Finanzen / Konfiguration / Budgets / Budgetpositionen über Anlegen eingespielt. Hier sind ebenfalls eine Bezeichnungen und eine Kurzbezeichnung (Kurzbez.) anzugeben. Die Kostenart der Budgetposition wird definiert, indem die Finanzkonten angegeben werden, die bei den jeweiligen Aufwänden bebucht werden. Diese können über Eintrag hinzufügen in der Liste des Standardkontenrahmens gesucht, ausgewählt und über Auswählen der Budgetposition hinzugefügt werden.

Mit Speichern wird die Budgetposition gesichert.

Budgetplanung im Projekt

Beim Anlegen einer Kostenstelle/ eines Projekts in Verkauf / Verkauf / Verträge kann im Reiter Budgetpositionen mit Eintrag hinzufügen das Budget mit der Budgetposition verknüpft werden. Dafür ist im Feld Budget das Budget einzutragen und im Feld Budgeteinzelposition die Budgetposition anzugeben. Weiterhin muss der Geplante Betrag angegeben werden. Die Felder Ist-Werte und Prozentsatz werden automatisch befüllt, sobald eine Buchung auf ein, in der Budgetposition hinterlegtes Finanzkonto über den Vertrag als Kostenstelle erfolgt.

Nachdem die Beziehung zwischen Budget und Budgeteinzelposition über das Projekt hergestellt wurde, ist das Projekt auch im Budget zu finden.

Auswertung der Budgets

In der Übersicht der Budgetpositionen unter Finanzen / Budgets / Budgetpositionen können die Budgets über die Gruppierungsfunktion der erweiterten Suche ausgewertet werden. Es ist ein Blick über das gesamte Unternehmen möglich, wenn man Listen einzeln nach Budgetpositionen, Kostenstellenkonten oder Budgets gruppiert.

Diese individuellen Ansichten können anschließend in dem Berichtswesen hinterlegt werden. Zur genauen Vorgehensweise vergleichen Sie bitte mit den entsprechenden Hilfeartikel.

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