Zahlungsanweisung anlegen (SEPA-Überweisung)

Eine Zahlungsanweisung oder Zahlungsvorschlagsliste fasst zu zahlende Verbindlichkeiten wie etwa Lieferantenrechnungen oder Gehälter zusammen. Je nach Fälligkeit können diese in einer Zahlungsanweisung und einer standardisierten SEPA-Überweisungsdatei zusammengestellt werden. Mit der Fälligkeit kann darüber hinaus Skonto gesteuert werden. Buchungen oder Rechnungen, bei denen keine Fälligkeit angegeben wurde, werden immer vorgeschlagen. Die Zahlungsanweisung dokumentiert den Zahlungslauf und kann wie folgt zusammengestellt werden (Achtung: Der Zahlungsvorgang kann nur abgeschlossen werden, sofern zu allen Zahlungsempfängern auch eine Bankverbindung hinterlegt wurde):

• Zahlungsanweisung anlegen. Die Zusammenstellung wird im Standard pro Jahr durchlaufend nummeriert, kann aber bei Bedarf im Feld Referenz umbenannt werden.
• Als Zahlungsart wird SEPA Überweisung und als bevorzugtes Datum wird das Fälligkeitsdatum ausgewählt.
• Optional kann ein geplantes Datum für die Durchführung der Überweisung angegeben werden.
• Über die Schaltfläche Rechnungen in der Ecke rechts oben, dann Suche -> Eintrag hinzufügen, können die offenen Rechnungen markiert und in die Zahlungsvorschlagsliste übernommen werden.

• In dem Dialogfenster "Zahlungsvorschlag erzeugen" (siehe oben) wird das Fälligkeitsdatum sowie die Journale angegeben, die im Zahlungslauf berücksichtigt werden sollen. Rechnungen mit Fälligkeit nach dem ausgewählten Datum oder in einem anderen Journal werden nicht angezeigt. Liegt die Rechnung innerhalb des Skontobereichs, so wird nur der Nettobetrag ohne Skonto angezeigt. Das System wacht nicht über Verfallfristen von Skonti.
• Im nächsten Fenster können die gefundenen offenen Posten über "Eintrag hinzufügen" selektiert werden. Sollten zahlreiche Posten hinzugefügt werden, empfiehlt sich die Selektion zwischenzuspeichern. Hierfür klickt man auf "Hinzufügen zur Zahlungsanweisung" und speichert die Zahlungsanweisung. Anschließend können weitere Posten hinzufügt werden.
• Die fertige Zahlungsanweisung lässt sich im Anschluss ausdrucken, einem Vorgesetzten zur Genehmigung bzw. Freigabe der Zahlung vorgelegt und schließlich bestätigt werden. Der Ausdruck zeigt auch fehlende Bankverbindungen von Partnern, die für eine erfolgreiche Zahlung notwendig sind.
• Beim Verbuchen wird schließlich eine XML-Datei im standardisierten SEPA-Format (Version pain.001.003.03) erzeugt, die sich in gängigen Online-Banking Programmen als (Sammel-)Überweisung importieren und überweisen lässt. Voraussetzung ist, dass zu den Lieferanten bzw. Partnern auch eine Bankverbindung angegeben wurde! "Transaktionen zusammenfassen" steuert in der SEPA bei bestimmten Banken eine Sammelüberweisung. Transaktionskosten können im Regelfall vernachlässigt werden.

• Nach erfolgreicher Überweisung im Online-Banking dokumentiert man die Zahlung mit Hilfe von Validieren (siehe oben). Achtung: Im System wurden die Rechnungen noch nicht als bezahlt vermerkt. Dies erfolgt erst, wenn mit Hilfe des Bankauszugs ein Ausgleich offener Posten durchgeführt wird. Erst danach werden Rechnungen nicht mehr zur Zahlung vorgeschlagen!