Bankauszüge anlegen und importieren (Ausgleich offener Posten über Bankauszug)

Bankauszüge "quittieren" einerseits Zahlungen über die Zahlungsanweisungen und ermöglichen eine Zuordnung von Bank-Transaktionen zu Systembuchungen. So kann beispielsweise die Belastung des Bankkontos infolge von Lastschriften durch wiederkehrenden Buchungen abgebildet und verknüpft werden. Ein Bankauszug ist erst dann vollständig abgeschlossen, wenn allen Vorgängen auf dem Bankkonto auch eine entsprechende Systembuchung zugeordnet wurde und sich Anfangs- und Endsaldo durch den errechneten Saldo aller Transaktionen unterscheiden. Auf diese Weise kann eine lückenlose Dokumentation von Zahlungsströmen gewährleistet werden.

Es müssen aber nicht alle Zahlungsvorgänge auch durch Systembuchungen abgebildet werden. Im einfacheren Szenario werden lediglich Zahlungen infolge der Zahlungsanweisung quittiert:

• Zunächst navigiert man zum Menüeintrag Bankauszüge und gibt nach Anlegen das Journal sowie Datum und Periode des Bankauszugs.
• Anschließend können die zuvor getätigten Zahlungen über die Schaltfläche Import Zahlungen (in der oberen, rechten Ecke) in den Bankauszug übernommen werden. Hinweis: In diesem Fall handelt es sich nicht um einen tatsächlichen Bankauszug, der von der Bank abgerufen und importiert wurde, sondern eher um einen "virtuellen" Bankauszug, mit dessen Hilfe die tatsächliche Überweisung der Zahlungen bestätigt wird. Alle anderen Transaktionen werden zur Vereinfachung ausgeblendet bzw. nicht berücksichtigt.

• Mit Eintrag hinzufügen gelangt man zur Auflistung aller zuvor angestoßener Zahlungen über die Zahlungsanweisung. Dort können die gezahlten Rechnungen ausgewählt und im Bankauszug übernommen werden.

• Nachdem der Bankauszug gespeichert wurde, können die Zahlungen den Systembuchungen über die Schaltfläche Ausgleich von Offenen Posten zugeordnet werden.

Hinweis: Das System versucht die Zuordnung über Partner bzw. Kontoinhaber und Betrag. Über das Zahnrad-Symbol vor jeder Transaktion können die offenen Posten im System aufgeklappt und manuell mit "+" zugeordnet werden. Wurde der Partner nicht identifiziert, lässt er sich über das Feld Partnerauswahl definieren. Die Suche im Feld Filter ermöglicht die Eingrenzung der offenen Posten.

• Sind Haben/Soll ausgeglichen erscheint rechts oben bei der Transaktion die Schaltfläche OK. Durch Bestätigen wird im Hintergrund die entsprechende Bankbuchung angelegt.

Hinweis: Der Bankauszug muss nicht vollständig in einem Arbeitsgang abgeschlossen werden. Geschlossen wird er durch vollständigen Ausgleich aller Transaktionen oder durch Wegklicken der Transaktion mit Keep Open.

Beim Ausgleich von Offenen Posten nach Import eines tatsächlichen Bankauszugs ist analog vorzugehen. Hierbei unterscheidet sich das Zusammenstellen und die ersten Schritte zum Anlegen des Bankauszugs:

• Statt über Bankauszüge und den Import von Zahlungen zu gehen, wählt man im Navigationsmenü Importieren. Über das Auswahlfenster kann dann der Bankauszug als standardisierte XML-Datei (SEPA CAMT.053 Format) ausgewählt und importiert werden. Es wird das gleiche Objekt angelegt wie zuvor im einfachen Szenario, wobei die Transaktionen aus dem "echten" Bankauszug gelesen werden. Das Vorgehen nach Import ist demnach das gleiche wie oben.