Zeiterfassung / Zeiterfassungsaktivitäten

Die Zeiterfassung ist zunächst von der Anwesenheit zu unterscheiden. Bei der Zeiterfassung werden Zeiten auf Projekte bzw. Kostenstellen gebucht und ggf. weiterverrechnet. Bei der Zeiterfassung können Tätigkeitsbeschreibungen, Stundensätze und Abrechnungsrate angegeben werden.

Es gibt drei Sichten für die Zeiterfassung:

1. Meine Zeiterfassung: Hier öffnet sich ein Stundenzettel, auf dem der Mitarbeiter und die Zeiterfassungsperiode ausgewählt wird. Auf dem Reiter „Zusammenfassung“ werden nach Auswahl der Periode die Tage aufgereiht und es können zu Projekten und den Tagen Zeiten angegeben werden. Im Reiter „Details“ können Einträge zeilenweise hinzugefügt werden. In dieser Sicht kann auch ein anderer Stundensatz – abweichend vom Stundensatz im Kopf des Stundenzettels – gewählt werden.
   Soll ausschließlich die Summe oder eine Abweichung am Ende der Zeiterfassungsperiode angegeben werden, empfiehlt sich der Reiter „Details“. An den Stundenzettel schließt sich ein Genehmigungsprozess an, bei dem ein Sachbearbeiter oder Manager den angelegten Stundenzettel erst bestätigen muss. Der direkte Vorgesetzte, der/die beim betroffenen Mitarbeiter unter Manager gepflegt ist, wird über den zu genehmigenden Stundenzettel informiert.
   Hinweis: Es können keine zeitlich überlappende Stundenzettel angelegt werden. Bei nächsten Stundenzettel ist deshalb eine überschneidungsfreie Zeiterfassungsperiode zu wählen.
2. Zeiterfassungsaktivitäten: Das Anlegen von Zeiterfassungsaktivitäten ähnelt dem Vorgehen im Reiter „Details“ des Stundenzettels. Da hier die Genehmigung gewissermaßen umgangen wird, ist die Zeiterfassung im Namen anderer Mitarbeiter nur für Personalsachbearbeiter oder -manager möglich.
3. Personalsachbearbeitern und -manager wird zusätzlich im Menü Zu bestätigende Zeiterfassungen angezeigt, wo Genehmigungen vorgenommen werden können. Diese Berechtigungsgruppen können den Stundenzettel auch zurücksetzen und überarbeiten.