Allgemein

Beim Download einer CSV-Datei kann es nach dem Öffnen in Excel dazu kommen, dass Umlaute oder andere Sonderzeichen in den Zellen der Datei nicht korrekt formatiert wurden. Diese Anleitung soll dabei unterstützen, die Datei ohne Unstimmigkeiten in der Formatierung der Sonderzeichen zu öffnen.

MS Excel Textkonvertierungs-Assistent

Öffnen Sie eine leere Arbeitsmappe in Microsoft Excel. Im Register Daten (1) befindet sich die Funktion Externe Daten abrufen (2). Hier können verschiedene Dateitypen in Excel importiert werden, unter anderem auch CSV- oder XML-Dateien. Wählen Sie für den Import von CSV-Dateien die Importfunktion Aus Text aus (3).

Datei auswählen

Excel öffnet anschließend den Explorer, in dem die zu öffnende Datei ausgewählt werden kann. Die Auswahl der Datei wird mit Importieren zum Öffnen in Excel bereitgestellt.

Datei Formatieren

Bevor die Datei in der Arbeitsmappe angezeigt werden kann, sind folgende Schritte zur Formatierung vorzugeben.

Trennen der Zeichen

Excel erkennt, dass die Informationen in der zu öffnenden Datei mit Trennzeichen (sog. Texttrenner) versehen sind. CSV-Dateien sind Dateien die der Idee der Character-separated values folgend. Einzelne Werte/ Informationen werden dabei durch Charakter/ Zeichen getrennt. Meistens handelt es sich dabei um ein Kommata oder um ein Semikolon. In der Reinform sieht eine CSV-Datei folgendermaßen aus.

Durch die Texttrenner muss angegeben werden, nach welcher Logik die Informationen getrennt werden sollen. Bei CSV-Dateien kann immer Getrennt (1) ausgewählt werden. Der Dateiursprung (2) wird normalerweise von Excel erkannt. Bei UTF-8 handelt es sich um die gängigste Zeichencodierung. Im unteren Fenster wird die zu importierende Datei in ihrer Reinform dargestellt. Hier ist zu erkennen, wie die Informationen "Umsatz (ohne Soll-/Haben-Kennzeichen)" und "Soll-/Haben-Kennzeichen"  mit den Textrennern getrennt werden.

Mit Auswahl von Weiter kann der nächste Schritt zur Formatierung eingeleitet werden.

Texttrenner angeben

Über die Dateivorschau ist ersichtlich, dass die Informationen der Datei mit einem Semikolon getrennt sind. Die Anführungszeichen können vernachlässigt werden. Sie dienen dem Zweck anzugeben, wann die Information beginnt und wann sie endet.

Als Texttrenner wird deswegen "Semikolon" ausgewählt. Nach Auswahl des Texttrenners wird in der Dateivorschau angezeigt, zu welchem Ergebnis der Import der Datei kommen wird. Es ist zu sehen, dass die einzelnen Informationen links und rechts neben des Semikolon in einzelne Spalten gesetzt werden. Erfolgt dies für jede Zeile, bildet sich eine Tabelle.

Mit Auswahl von Weiter kann der letzte Schritt des Imports vorgenommen werden.

Format einzelner Spalten vorgeben

Der Textkonvertierungs-Assistent bietet die Möglichkeit, das Format (bspw. Datum, Währung, Text, etc.) einzelner Spalten in der Zieldatei vorzugeben. Durch Auswahl der Spalte, in der das Format geändert werden soll (1), kann über Datenformat der Spalten (2) das Format vorgegeben werden. Bspw. kann im Falle von Zahlenwerten mit führenden Nullen ("0001") das Format Text vorgegeben werden. Führende Nullen werden dadurch beim Konvertieren nicht entfernt.

Das Konvertieren wird mit Auswahl von Fertig stellen (3) abgeschlossen.

Importbereich festlegen

Nach Festlegung der Einzelheiten des Datenimports bietet Excel noch die Möglichkeit, den Bereich vorzugeben, in den die Tabelle eingefügt werden soll. Eine Begrenzung der Spalten oder Zeilen ist hier nicht notwendig. Stattdessen reicht es aus, die Zelle A1 auszuwählen. Die Daten werden dadurch mit Beginn bei Zelle A1 in die bestehende leere Arbeitsmappe eingefügt.

Mit Klick auf OK werden die Daten importiert.