Änderungsmöglichkeiten und Voraussetzungen
Bereits verbuchte Rechnungen können nachträglich noch bearbeitet und geändert werden. Dabei müssen die entsprechenden Grundsätze und gesetzlichen Vorgaben zwingend berücksichtigt werden.
Eine bereits gebuchte Rechnung lässt sich dann noch abbrechen, bearbeiten und erneut buchen, sofern sie nicht bereits an das Buchhaltungssystem übergeben bzw. exportiert wurde. Wenn sie noch nicht exportiert, aber bereits verschickt wurde, ist von Änderungen abzuraten.
Damit nicht unter gleicher Rechnungsnummer verschiedene Versionen einer Rechnung verschickt werden, verbleibt die ursprüngliche Version der Rechnung solange erhalten, bis sie explizit gelöscht und erneut gedruckt wird. Lesen Sie hierzu die Hilfe: Wie können bereits gebuchte Rechnungen neu gedruckt werden?
Wenn eine gebuchte Rechnung also entweder verschickt oder bereits exportiert wurde, sollte sie mit einer Stornorechnung ausgeglichen und anschließend neu erstellt und korrigiert werden. Lesen Sie hierzu: Was unterscheidet den Abbruch einer Rechnung von der Stornierung?
Was passiert beim Buchen einer Rechnung und was passiert beim anschließenden Abbruch?
Beim Buchen einer Rechnung wird die Rechnungsnummer fortlaufend und lückenlos vergeben und ein Buchungssatz erstellt, der im Anschluss an ein Buchhaltungssystem (z.B. DATEV) übertragen werden kann. Wenn der Buchungssatz bereits übertragen wurde, ist auch deshalb kein Abbruch mehr möglich, weil ansonsten unterschiedliche Buchungen in beiden Systemen existieren.
Beim Abbruch von nicht exportierten, gebuchten Rechnungen wird der Buchungssatz ebenfalls abgebrochen. In diesem Zustand lässt sich die Rechnung nicht exportieren.
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